ارزیابی عملکرد کارکنان شیوه‌ای نظام‌مند و کارآمد در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک است که به مدیران و کارفرمایان اجازه می‌دهد تا ارزیابی عملکرد را بر اساس شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان انجام دهند و از نتایج حاصل در دستیابی به اهداف سازمانی و بهبود تعامل‌های شرکت و اعضای مجموعه استفاده کنند.

گزینش صحیح شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان و به‌کارگیری صحیح نتایج ارزیابی به کسب و کارها کمک می‌کند تا خواسته‌های مشخص و معینی از کارکنان داشته باشند، به نقاط قوت و ضعف کارکنان پی ببرند، و نیازهای کارکنان برای پیشرفت شغلی را شناسایی کنند. بدین ترتیب، مدیران کسب و کارها به آگاهی کاملی از میزان تناسب کارکنان با اهداف سازمانی می‌رسند و از آن در راستای ارتقا سطح دانش و مهارت کارکنان و بهبود شرایط کاری برای افزایش این تناسب بهره می‌گیرند.

در تحقیقی که توسط هریس پل، شرکت معتبر تحقیقات بازار آمریکایی انجام شد نشان داد که ۲۴ درصد از کارکنان در صورتی‌که بازخوردهای لازم را از مدیران خود دریافت نکنند شغلشان را ترک می‌کنند. در تحقیقی دیگر نیز اعلام شد که شرکت‌هایی که به کارمندانشان بازخورد می‌دهند ۱۴.۹ درصد نرخ خروج کمتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که هیچ بازخوردی به کارکنان خود نمی‌دهند. همین دو آمار برای دانستن اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد به کارمندان کافیست.

موسسه گالوپ اعلام کرده که انجام ارزیابی عملکرد کارکنان در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و دارای بیش از ۱۰ هزار کارمند به روش‌های سنتی چیزی حدود ۳۵ میلیون دلار هزینه برمی‌دارد. به همین خاطر است که این روزها شرکت‌های بیشتری برای مدیریت منابع انسانی خود به دنبال نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان هستند که به کمک آن بتوانند شاخص‌های ارزیابی عملکرد را بهتر اندازه‌گیری کنند و فرم ارزشیابی کارکنان را به صورت آنلاین و با صرف هزینه و زمانی کم تحلیل کنند.

در این مقاله به نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان به کمک پُرس‌لاین می‌پردازیم و مولفه‌های مهمی را به شما یادآور می‌شویم که باید در فرم ارزیابی خود به آن‌ها توجه داشته باشید.

نکات مهم در طراحی سوالات ارزیابی عملکرد کارکنان

در مبحث مدیریت عملکرد کارکنان نکته مهم این است که به صورت دوره‌ای و منظم پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان پر شود تا با نتایج حاصل از آن بتوان مشکل‌های احتمالی بر سر بهره‌وری کارکنان را شناسایی و مرتفع کرد.

اولین و مهمترین نکته در طراحی سوال‌های ارزیابی عملکرد کارکنان این است که عملکرد کارمندان را بسنجید و نه شخصیت او را!

اگر قصد دارید از کارکنان سازمان خود ارزیابی به عمل آورید می‌بایست به این نکته‌ها توجه کنید:

1. واژگان خود را به دقت انتخاب کنید

آیا می‌دانستید اسکیموها برای توصیف برف بیش از ۲۰ کلمه دارند، یا جنوبی‌های ایران برای توصیف خرما و نام‌گذاری انواع آن چند صد اسم دارند؟

شما می‌توانید از کلمه خوب، متناسب، مفید، ارزشمند یا راضی به جای هم استفاده کنید این در حالیست که همه ما می‌دانیم هریک از این کلمه‌ها بار معنایی خاص خودشان را دارند. بنابراین، اگر خواستید بپرسید که احساس کارمندانتان در برابر وظایفشان چیست، پیش از انتخاب گزینه‌ها فکر کنید و از واژگان مناسب برای توصیف احساسشان استفاده کنید.

کلمه‌هایی که انتخاب می‌کنید باید به طور کامل منظور شما را برسانند، به اندازه کافی واضح باشند و با لحن مناسبی پرسیده شوند.

2. پیش از ارزیابی به شاخص‌های عملکردی خوب فکر کنید

پیش از طرح سوال‌ها به این فکر کنید که بر چه اساسی می‌خواهید کارمندان را ارزیابی کنید. آیا دسته‌بندی خاصی پس از اتمام ارزیابی دارید؟ با به‌کارگیری کدام شاخص‌ها این دسته‌بندی را انجام می‌دهید؟

از مهمترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توان به نتیجه ارزیابی ۳۶۰ درجه، نتیجه ارزیابی شاخص خالص مروجان  (NPS)، تعداد خطاها، تعداد فروش، تعداد محصولات تولید شده، میزان غیبت‌ها، میزان درآمد بر هر کارمند، تعداد تماس‌های مشتریان، کیفیت پاسخگویی به تماس‌ها، تعداد سرنخ‌ها یا لیدها یا اهداف مدیریتی تعریف کرد.

3. فرم‌های مختلفی بر اساس موقعیت‌های مختلف تنظیم کنید

بهتر است به کمک قابلیت گروه سوال و درج اطلاعات مخفی فرم‌های مجزایی بر اساس هر موقعیت ایجاد کنید. قطعا سوال‌های مربوط به موقعیت مدیر بازاریابی با سوال‌های مربوط به کارمند بخش آی‌تی یکسان نخواهد بود. بنابراین پیش از ارسال فرم‌ها مطمئن شوید که هر فرم دقیقا متناسب با شرایط کاری هر کارمند تنظیم شده است.

4. جایی برای حرف‌های کارمندان هم قرار دهید

قرار نیست در تمام فرم شما بپرسید و قضاوت کنید، بهتر است جایی هم برای ابراز عقیده و نظر کارمندان هم قرار دهید. اگر از آن‌ها هم بخواهید نظرهایشان را درباره موقعیت‌های مختلف در چند جمله بیان کنند، می‌توانید تصمیم‌گیری بهتری داشته باشید و فاصله نتایج تحلیل‌هایتان را از هر گونه سوگیری حفظ کنید. از همین رو، در تدوین فرم ارزیابی کارکنان از سوال‌های باز هم استفاده کنید.

5. از فرم‌های آنلاین برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه استفاده کنید

به طور سنتی، بسیاری از شرکت‌ها تمایل دارند که فرآیند ارزیابی کارکنان را به صورت دستی و کاغذی انجام دهند. این کار هزینه بسیار زیادی برای سازمان در برخواهد داشت مخصوصا اگر تعداد کارکنان شرکت زیاد باشد. اضافه بر این، تکمیل فرم ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت دستی و تک به تک باعث هدررفتن بخش قابل‌توجهی از زمان و بازده تمام اعضای سازمان می‌شود.

اما به کمک فرم‌های آنلاین، ارزیاب می‌تواند به راحتی و پس از تعیین شاخص‌های مهم ارزشیابی کارکنان فرم‌های مجزا و تعاملی بسازد و با این کار، گام بزرگی در راستای صرف مطلوب زمان و هزینه در فرآیند ارزیابی کارکنان و تحلیل نتایج بردارد.

اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان برای کسب و کار و اعضای سازمان

ارزیابی عملکرد کارکنان روشی معتبر برای شفاف‌سازی هر چه بیشتر رابطه بین کارکنان و مدیران کسب و کارهاست؛ به این صورت که انتظارات و خواسته‌های مدیران را به همراه عملکرد واقعی اعضای مجموعه در دو کفه ترازو قرار می‌دهد و همچنین میزان پیشرفت یا پسرفت کارکنان و نقاط مثبت و منفی عملکردشان را با نتایج قابل‌اندازه‌گیری مشخص می‌کند.

شفافیت در تصمیم‌گیری از کلیدی‌ترین مواردی‌ست که به ارزیابی عملکرد کارکنان اهمیتی دوچندان می بخشند، چرا که اطلاعات به‌دست‌آمده قابل‌اندازه‌گیری و در نتیجه، قیاس‌پذیر هستند و به مدیران کسب و کارها کمک می‌کنند تا در خصوص مسائلی مانند ارتقا رتبه کارکنان، افزایش حقوق، یا قطع همکاری با برخی از اعضای مجموعه تصمیم‌گیری دقیق‌تر و منطقی‌تری داشته باشند.

در کنار مدیران، باقی افراد مجموعه نیز می‌توانند فارغ از عملکرد خوب یا ضعیف، از بازخورد ارزیابی عملکردشان بهره‌مند شوند. به تعبیر ساده، ارزیابی عملکرد کارکنان فرصتی برای تمام اعضای مجموعه است تا به خاطر عملکرد خوب‌شان دیده و شناخته شوند. این در حالی‌ست که ممکن است برخی در دوره‌ای مشخص عملکرد ضعیف‌تری نشان دهند و از بازخورد ارزیابی‌شان در راستای بهبود عملکرد و پر کردن چاله‌های کاری ریز و درشت خود استفاده کنند.

چطور ارزیابی عملکرد کارکنان را موثرتر پیش ببریم؟

جلسه‌های ارزیابی عملکرد کارکنان ممکن است در بسیاری از مواقع با فشار عصبی و استرس همراه باشد و حتی کارکنان با حالت تدافعی در جلسه حاضر شوند، چرا که ممکن است با خود فکر کنند که شما توانایی‌ها و دستاوردهای آن‌ها را مورد قضاوت قرار می‌دهید. برای همین لازم است پیش از شروع جلسه حتما آمادگی کامل داشته و خود را برای کنترل جلسه محیا کرده باشید.

برای این‌که روند جلسه را به خوبی سپری کنید این مراحل را انجام دهید:

1. پیش از شروع جلسه فرم آنلاین ارزیابی عملکرد کارکنان را آماده کنید. در پرسشنامه ارزیابی عملکرد سازمان‌تان، سوال‌ها را به درستی مرتب کنید و در جلسه یکی یکی طبق سوال‌ها پیش بروید.
2. جلسه را به گرمی آغاز کنید. سعی کنید استرس و فشار حاکم با جلسه را با صحبت دوستانه ابتدای جلسه کم کنید و فضای جلسه را به گونه‌ای پیش ببرید که بتوانید بهترین نتیجه را از ارزیابی خود دریافت کنید.
3. ابتدا از نقاط قوت فرد و سپس از نقاط ضعف او صحبت به میان آورید. حتی اگر بهره‌وری کارمندتان به اندازه کافی خوب نبوده است ابتدا تمام نقاط مثبت را بگوئید و حرفی از نکات منفی نزنید. سپس می‌توانید مواردی را مطرح کنید که نیاز به بازبینی و بهبود دارند.
4. حالا وقت آن رسیده که برای کارمند خود فضایی را ایجاد کنید تا بتواند صحبت‌هایش را بیان کند و درباره بازخوردهای شما نظر بدهد.
5. نهایتا هم جلسه را با ابراز سخنان نهایی و جمله‌های مثبت به پایان برسانید. بیان جمله‌های مثبت مخصوصا زمانی‌که عملکرد کارمندتان رضایت‌بخش نیست بسیار مهم است و باعث می‌شود فرد به تلاش برای بهبود بیشتر فکر کند.
6. در تمام مراحل جلسه ارزیابی می‌توانید تصویر یا صدای خودتان و صحبت‌هایتان را ضبط کرده و نهایتا آن را ضمیمه فرم آنلاین کنید تا در صورت لزوم بازبینی جلسه یا بروز مسائل قانونی و موارد دیگر از آن به عنوان سند استفاده کنید.

معرفی نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان

همان‌طور که پیش‌تر به آن اشاره شد، برای به‌عمل‌‌آوردن ارزیابی کاملی از کارمندان و مدیران نیاز داریم تا به مجموعه‌ای از داده‌ها دسترسی داشته باشیم. مثلا پیش از جلسه نهایی ارزیابی، از پرسشنامه ۳۶۰ درجه، NPS یا دیگر پرسشنامه‌های سنجش عملکرد کارکنان استفاده کرده باشیم و حالا ارزیابی نهایی را در فرمی جداگانه انجام دهیم.

برای این‌که بتوانید تمام این ارزیابی‌ها را به طور کامل و بدون دردسر و با هزینه‌ای بسیار کم انجام دهید نیاز به سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان پُرس‌لاین دارید.

به کمک پُرس‌لاین می‌توانید انواع پرسشنامه‌ها و فرم‌های منابع انسانی مانند فرم عملکرد کارکنان را بسازید و از گزارش‌های سازمان‌دهی‌شده و قابلیت‌های پیشرفته پُرس‌لاین برای تحلیل نتایج آن استفاده کنید.

برخی از قابلیت‌هایی که با استفاده از فرم ارزیابی عملکرد کارکنان پُرس‌لاین می‌توانید از آن‌ها بهره‌مند شوید:

• به کمک امکان افزودن امتیاز، وزن هر سوال را مشخص کنید و در انتها به کارمندان‌تان بر اساس پاسخ‌هایشان نمره دهید.

• اگر صرفا می‌خواهید دسترسی به فرم و پرسشنامه از طریق سایت داخلی شرکت باشد، کافی‌ست یک صفحه خالی در وب‌سایت شرکت بدین منظور ایجاد شود. کُد HTML پرسشنامه آنلاین خود را از فاز ارسال و بخش قراردادن در وب‌سایت بگیرید و آن را در HTML صفحه خالی مربوطه قرار دهید تا پرسشنامه با آدرس سایت شما و از طریق سایت شرکت در دسترس باشد.
• برای مدیران هر بخش لینک اختصاصی تولید کنید تا بتوانند به صورت مجزا ار کارمندان بخش خود ارزیابی کنند.
• روی پرسشنامه خود امکان احراز هویت به کمک کد را فعال کنید. کد پرسنلی یا شماره موبایل همان افراد را آپلود کنید تا دسترسی به پرسشنامه تنها برای این گروه مقدور باشد.
• امکان افزودن شرط کمک می‌کند تا شاخه‌های مختلف، متنوع و پیچیده پاسخ‌دهی در پرسشنامه آنلاین تعریف کنید؛ به این صورت که با ثبت هر پاسخ به یک سوال تعیین نمایید چه اتفاقی در پرسشنامه بیفتد، مثلا کدام سوال نمایش داده شود و پاسخ‌دهنده با چه صفحه‌ای مواجه شود. شرط را می‌توانید براساس مقدار پاسخ‌های یک یا چند سوال، امتیاز و یا مقادیر متغیرهای اطلاعات مخفی تعریف کنید. برای آشنایی بیشتر ویدیوی راهنمای افزودن شرط را ببینید.

ساخت و دانلود فرم ارزیابی عملکرد کارکنان

بهترین راه برای ساخت فرم ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده از فرم‌ آنلاین است. فرم‌ساز پُرس‌لاین پلتفرمی کارآمد برای به‌انجام‌رساندن فرآیندهای اداری زمان‌بر و پرهزینه مانند ارزشیابی کارکنان است که با هوشمندسازی سیستم ارزیابی عملکرد، امکان ساختن فرم‌های تعاملی و اختصاصی برای هر کارمند را فراهم می‌سازد و قابلیت‌های متعددی را نیز برای توزیع فرم‌ها و تحلیل نتایج مانند قراردادن پرسشنامه در وب‌سایت، گزارش‌ساز، و خروجی اکسل و csv از نتایج در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

فرم آنلاین ارزیابی عملکرد کارکنان علاوه بر اینکه از حالت کاغذی درآمده و از گم‌شدن یا خراب‌شدن خبری نیست، بلکه هزینه‌های گزاف کاغذ و پرینت را هم به همراه ندارد. به‌علاوه، تکمیل فرم آنلاین زمان بسیاری کمتری از اعضای سازمان می‌گیرد و فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان را به میزان قابل‌توجهی بهینه‌سازی می‌کند.

مزیت‌های فرم آنلاین ارزشیابی کارکنان به اینجا ختم نمی‌شود. بایگانی داده‌های به‌دست‌آمده در فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان و دسته‌بندی آن‌ها در روش سنتی امری فرسایشی و زمان‌بر است و احتمال بروز خطا در تحلیل نتایج و آماده‌سازی گزارش‌های پایانی را افزایش می‌دهد. این در حالی‌ست که فرم آنلاین ارزیابی عملکرد کارکنان تمام داده‌ها را از ابتدا در قالب‌های الکترونیکی و به صورت منظم ذخیره و بایگانی می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا در سریع‌ترین زمان ممکن و بدون خطا، نتایج را سازمان‌دهی و دسته‌بندی کنید.

در کنار ده‌ها قابلیت متنوع و به‌روزی که فرم‌ساز و پرسشنامه‌ساز پُرس‌لاین را به ابزارهایی قدرتمند و پرکاربرد در حوزه‌های مختلف تبدیل کرده‌اند، فرم‌ها و پرسشنامه‌های آماده پُرس‌لاین نیز در تسهیل کارها موثر واقع می‌شوند.

فایل pdf فرم ارزیابی عملکرد کارکنان را می‌توانید در صفحه نمونه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان پُرس‌لاین پیدا کنید و در کنار این‌ها، از قابلیت‌های بیشتر این فرم مطلع شوید. همچنین به کمک نمونه فرم آماده ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانید با سوال‌های ارزیابی عملکرد کارکنان آشنا شوید و با دانش کامل‌تری نسبت به گزینش سوال‌های ارزیابی عملکرد کارکنان اقدام کنید.

 

نتیجه‌گیری

مهم‌ترین نکته در ارزیابی از عملکرد شغلی کارمندان این است که داده‌های کاملی برای ارزیابی جمع‌آوری شده باشد تا مدیر منابع انسانی بتواند قضاوت‌های صحیحی از عملکرد هر کارمند ارائه دهد. به کمک فرم ارزیابی عملکرد کارکنان و دیگر پرسشنامه‌های آنلاین پُرس‌لاین می‌توانید اطلاعات موردنیاز را با سرعت و دقت بالا و در مقیاسی جامع به‌دست آورید و با داده‌هایی کامل درباره وضعیت شغلی هر فرد تصمیم بگیرید.