فرهنگ تغییر سازمانی چیست و چرا باید همه مدیران برای تغییر در سازمانشان آماده باشند؟
شرکت‌هایی که می‌خواهند با شرایط جدید روز مطابقت بیشتری پیدا کنند و خلاق‌تر باشند با چالش‌های زیادی روبرو هستند اما یکی از این چالش‌ها تغییر سازمانی و ایجاد فرهنگ آن در میان کارمندانشان است.
در مطالعه‌ای منتشر شده، کریستین آناکلتو به این نتیجه رسیده است که در صورت اجرای صحیح مراحل تغییر سازمانی، هم می‌توان با کارمندان تعامل بهتری برقرار کرد و آنها را به شکلی مثبت درگیر کار کرد و هم هزینه‌های مربوط به تغییر را در هسته کسب‌وکار کاهش داد.
فرهنگ در بین افراد شکل می‌گیرد. به بیان ساده فرهنگ یعنی تفکر، اعتقاد و رفتار مشترک تعدادی از افراد که در کنار هم مشغول کار یا زندگی هستند. با این تعریف اولیه می‌توان گفت فرهنگ سازمانی از ترکیب دو کلمه فرهنگ و سازمان تشکیل شده است.
فرهنگ سازمان یا سازمان فرهنگی، مسئله این است؟ فرهنگ هر سازمان از تفکر، نگاه و رفتار مشترک افراد یک سازمان ایجاد میشود. اگرچه بسیاری از سازمان‌ها در تلاش هستند تا فرهنگ خاصی را در سازمان حاکم کنند اما باید باور کرد که فرهنگ‌ها معمولا از ترکیب نگاه‌های بالادستی و پایین‌دستی در سازمان‌ها شکل می‌گیرند.
فرهنگ هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است. می‌توان گفت هیچ دو سازمانی (حتی با یک رویکرد فکری) را نمی‌توان یافت که فرهنگ مشابه داشته باشند. اما چرا فرهنگ سازمان مهم است؟ به نظر می‌رسد سازمان‌هایی که دارای فرهنگ مناسب هستند بیشتر مورد توجه قرار می‌گیرند و افراد بیشتری علاقه‌مند به کار در آن سازمان‌ها هستند.
جالب اینجاست که به جز فرهنگ متفاوت سازمان‌های مختلف، فرهنگ بخش‌های متفاوت یک سازمان نیز با هم یکی نیست. به عنوان مثال ممکن است فرهنگ بخش انتظامات و حراست سازمانی، جدی و خشک باشد در حالی‌که فرهنگ بخش روابط عمومی همان سازمان دوستانه و صمیمی باشد.
البته به جز نگاه عمومی در مورد فرهنگ‌ها و دسته‌بندی آنها، مدل‌های علمی و دسته‌بندی‌های دقیق‌تری از فرهنگ سازمان وجود دارد که در ادامه توضیحاتی در مورد آنها بیان شده است.
چرا باید برای تغییر در سازمان فرهنگ‌سازی کرد؟
فرهنگ حاکم بر سازمان‌ها معمولا طی سالیان سال شگل گرفته است. هر فرد به عنوان یکی از عوامل موثر می‌تواند تاثیر خود را، هر چند کوچک، بر فرهنگ سازمان بگذارد.
بنابراین تغییر در سازمان کار ساده‌ای نیست. فرض کنید شخصی سال‌ها بدون توجه به ساعت ورود‌وخروج بر سرکار حاضر می‌شده است. اگر بخواهید ساعات کاری منظمی را برای کارکنان این سازمان وضع کنید احتمالا با مخالفت‌های زیادی مواجه می‌شوید.
تغییر همیشه سخت است، چون معمولا افراد به حالت فعلی عادت کرده‌اند. در واقع ترک نقطه امن و بررسی وضعیت جدید و تغییر برای رسیدن به اهداف جدید، به‌طور معمول کار ساده‌ای نیست. اگر بخواهید تغییری در سازمان ایجاد کنید باید سعی کنید فرهنگ‌سازی کنید.
ساخت فرهنگ به‌طور معمول از آموزش و اطلاع‌رسانی شروع میشود. بیان مزایا و نکات مثبت تصمیمات جدید می‌تواند به ساخت فرهنگ جدید کمک کند. اگر تغییرات فقط در بخش کوچکی از سازمان باشد کار کمی ساده‌تر است اما اگر کل سازمان بخواهد تغییر کند مراحل پیچیده‌تر خواهد بود.
ساخت فرهنگ جدید مستلزم شناخت فرهنگ فعلی سازمان است. هر چه شناخت دقیق‌تری از فرهنگ موجود در سازمان داشته باشید می‌توانید بهتر برای تغییر فرهنگ آماده شوید. فرهنگ یک مفهوم جمعی است و نمی‌توان با تغییر یک یا چند فرد به نتیجه مطلوب رسید.
تغییر در سازمان نیازمند رهبری و راهبری است. هر تغییری نیازمند شخصی است که با تمام وجود تغییر مد نظر را قبول داشته باشد. اگر قصد دارید فرهنگ‌سازی در سازمان را شروع کنید نیازمند یک نفر یا یک گروه هستید که بتوانند به خوبی وظیفه رهبری و راهبری تغییر را در سازمان انجام دهند.
مدل ۷ اس مکنزی چیست و چطور به ایجاد فرهنگ تغییر سازمانی کمک می‌کند؟
اگرچه در بسیاری از موارد رهبری و راهبری به جای هم استفاده میشود اما باید گفت رهبری بیشتر به کسب دانش و بینش نسبت به وضعیت فعلی و برنامه‌ریزی دقیق برحسب شرایط برای آینده، اشاره دارد. درحالی‌که راهبری بیشتر بر روی اجرای تغییرات و نحوه چگونگی انجام آن متمرکز است.
یکی از مدل‌های مورد استفاده برای ارزیابی دقیق سازمان‌ها، مدل هفت اس (۷S) مکنزی است. این مدل دارای دو بخش اصلی سیستم‌های سخت و نرم است. بخش سخت شامل ساختار، استراتژی و سیستم و بخش نرم شامل مهارت، کارکنان و سبک هستند. ارزش اشتراکی به عنوان هفتمین قسمت بین دو بخش سخت و نرم مشترک است.
می‌توان از این مدل برای بررسی، تدوین و تبیین فرهنگ سازمانی استفاده کرد. اگرچه مدل هفت اس به طور مستقیم برای تدوین فرهنگ سازمانی طراحی نشده است اما می‌توان با استفاده از بخش‌های آن دید دقیقی نسبت به سازمان داشت.
به بیان ساده می‌توان گفت فرهنگ سازمان از مجموعه ساختار، استراتژی، سیستم، مهارت، کارکنان، سبک و ارزش پیشنهادی تشکیل شده است. فرهنگ هر سازمان با این هفت مولفه می‌تواند مورد ارزیابی قرار گیرد. در ادامه بررسی اجمالی بر روی هفت مولفه مدل مکنزی خواهیم داشت.
اگر بخواهید سازمان را برای تغییر آماده کنید و قصد تغییر فرهنگ‌سازمانی را داشته باشید، می‌توانید از مدل مکنزی استفاده کنیم. برای فرهنگ‌سازی خوب و متناسب با سازمان خود باید به موارد زیر توجه کنید.
- استراتژی: اولین و مهم‌ترین مولفه هر سازمان استراتژی است. شاید به ظاهر سازمانی دارای استراتژی نباشد اما در باطن همه سازمان‌ها دارای استراتژی هستند. برای شروع یک تغییر باید بررسی کنید که تغییر منطبق بر استراتژی سازمان و کسب‌وکار شماست یا نه؟ اگر تغییر یا تغییرات منطبق با استراتژی شما نباشند ابتدا باید استراتژی را تغییر دهید. راه دیگر این است که تغییرات را به سمت استراتژی کسب‌وکارتان سوق دهید.
- ساختار: ساختار مجموعه‌ای از قوانین و مقرراتی است که سازمان شما را شکل داده است. ساختار سازمان نحوه چینش اجزاء و افراد سازمان را مشخص می‌کند. قوانین حاکم بر تعاملات را نشان می‌دهد. مشخص می‌کند که هر بخش سازمان چه باید بکند و چه نباید بکند. برای فرهنگ‌سازی تغییرات جدید در سازمان نیاز دارید بررسی کنید که آیا تغییرات منطبق بر ساختار فعلی هستند یا نه؟
- سیستم‌ها: عملیات سازمان‌ها، با انواع سیستم‌ها انجام می‌شوند. سیستم‌های مالی، سیستم‌های حضوروغیاب، سیستم‌های عملیاتی و اجرایی درون و برون سازمانی و… مرحله بعدی بررسی دقیق سیستم‌هاست. اگر قرار به تغییر باشد کدام سیستم‌ها باید تغییر کنند و میزان تغییر آنها تا چه حدی است؟ چه برنامه‌ای برای تغییر سیستم‌ها باید در نظر گرفت؟
- سبک‌ها: هر سازمان، در هر لایه‌ای، دارای سبک خاصی است. به عنوان مثال سبک رهبری سازمان چگونه است؟ برخورد کارکنان به این سبک رهبری چگونه است؟ اگر بخواهید تغییری در سبک رهبری سازمان ایجاد کنید چه گروه یا گروه‌هایی تحت تاثیر قرار می‌گیرند؟
- کارکنان: کارکنان بخش مهمی از سازمان هستند. در نهایت کارکنان هستند که باید تغییرات را ایجاد کنند. اما سوال اینجاست که آیا کارکنان فعلی آماده تغییر هستند؟ آیا این کارکنان با این مهارت‌ها برای تحقق اهداف تغییر سازمان مناسب هستند؟
- مهارت‌ها: مهارت‌های سازمان به دو دسته مهارت‌های فردی و سازمانی تقسیم میشود. مهارت افراد سازمان و مهارت‌های سازمانی مشخص می‌کنند که سازمان چقدر می‌تواند در رسیدن به اهداف موفق باشد. مهارت‌های سازمان و افراد سازمان باید مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد تا مشخص شود که چه مهارت‌هایی مناسب هستند و چه مهارت‌هایی باید تغییر کنند؟
- ارزش اشتراکی: در انتها، برای هر تغییر، باید ارزش اشتراکی تعریف کرد. فرهنگ‌سازی بدون ارزش اشتراکی امکان‌پذیر نیست. ارزش اشتراکی مشخص می‌کند که تغییر چه ارزشی برای سازمان و چه ارزشی برای افراد درون و برون سازمان ایجاد می‌کند؟ به این ترتیب پذیرش تغییر ساده‌تر خواهد بود.
چطور فرهنگ تغییرات سازمانی را نهادینه کنیم؟
برای سنجش میزان آمادگی افراد سازمان برای تغییر، روش‌ها و مدل‌های متنوعی وجود دارد. یکی از استانداردترین مدل‌های سنجش میزان آمادگی تغییر مدل ادکار (ADKAR) است. این مدل از سرواژه‌های پنج واژه آگاهی (Awareness)، تمایل (Desire)، دانش (Knowledge)، توانایی (Ability)، تقویت (Reinforcement) تشکیل شده است.
برای آشنایی بیشتر با مدل مدیریت تغییر ادکار جزییات بخش‌های آن را بررسی می‌کنیم:
- آگاهی: در این بخش آگاهی افراد نسبت به تغییر ارزیابی میشود. این بخش چهار نکته اساسی در مورد تغییر را بررسی می‌کند.
- چه تغییری برای کسب‌وکار مد نظر کار می‌کند و موثر است و چه تغییری برای کسب‌وکار موثر نیست؟
- سوالات در مورد تغییر کدام‌ها هستند؟
- هر تغییری از به‌طور معمول از شناسایی یک مشکل شروع میشود، مشکل یا مشکلات حال حاضر کسب‌وکار کدام‌ها هستند؟
- اولویت‌بندی مهم‌ترین دلایل تغییر و تمرکز روی مهم‌ترین دلیل تغییر
- تمایل: بعد از آگاهی بخشی نوبت ایجاد تمایل در افراد برای تغییر است. برای ایجاد تمایل باید موارد زیر مورد بررسی قرار بگیرند.
- صحبت در مورد مزیت‌های تغییر چابک
- بررسی دقیق ریسک‌های موجود برای تغییر
- ایجاد حرکت برای تغییر
- بررسی ترس‌های موجود برای تغییر
- دانش: چگونگی تغییر در این مرحله مورد بررسی قرار می‌گیرد.
- یادگیری مهارت‌های جدید مورد نیاز تغییر
- یادگیری تفکر تیمی برای تغییر
- یادگیری زمان‌بندی برای تغییر
- یادگیری اشتراک‌گذاری دانش
- تنظیم اهداف با دلایل مشخص برای تغییر
- توانایی: در مرحله توانایی مشخص می‌کنیم که چه توانمندی‌هایی برای تغییر لازم است.
- چارچوبی حاکمیتی برای تغییر ایجاد کنید.
- موارد ابتدایی مورد نیاز برای تغییر را تمرین کنید.
- از موارد کوچک شروع کنید.
- هیچ کار را به صورت مخفی و پنهانی انجام ندهید تا همه افراد بتوانند توانمند شوند.
- فرایندها را به نحوی تنظیم کنید که با تغییرات چابک هم‌سو باشد.
- تقویت: هر تغییری به‌طورمعمول با مقاومت افراد کسب‌وکار و سازمان روبرو میشود. برای همکاری بیشتر افراد از موارد تقویتی می‌توان استفاده کرد.
- مدیران چابک را به عنوان قهرمانان تغییر معرفی کنید.
- تجارب افرادی که در تغیییر چابک را با دیگر افراد سازمان اشتراک‌گذاری کنید.
- از اشتباهات باید یاد گرفت. در واقع باید اجازه دهید افراد اشتباه کنند و از آن یاد بگیرند.
مراحل مدل ادکار نشان می‌دهد که برای تغییر نیاز هست یک سازمان آمادگی در پنج مرحله کلی را دارا باشد. فرض کنید قصد تغییری کوچک یا بزرگ در سازمان را دارید، آگاهی اعضا سازمان اولین و مهم‌ترین موضوعی است که باید به آن توجه داشت.
موضوع بعدی این است که آیا افراد سازمان تمایلی به تغییر مد نظر دارند یا نه؟ بعد از آن باید مشخص شود که دانش افراد نسبت به تغییر در چه حد است؟ آیا می‌دانند که این تغییر چیست؟ تاثیرات آن روی سازمان یا کسب‌وکار چگونه است؟ و بسیاری سوالات دیگر، در مرحله بعد باید بررسی شود که آیا افراد توانایی‌های لازم برای تغییر را دارند یا نه؟ در مرحله آخر باید تلاش کنید موارد تقویتی مانند پاداش و تشویق را چاشنی کار کنید تا افراد بهتر و بیشتر به تغییر علاقه‌مند شوند و کمتر مقاومت نشان دهند.
اما برای اینکه بررسی کنید یک سازمان و افراد آن تا چه حد در این پنج جنبه آمادگی تغییر را دارند نیاز به پرسشنامه دارید. شما باید پرسشنامه ادکار را به تک‌تک افراد دیگر تغییر در سازمان دهید و نتایج آن را بررسی کنید.
جمع‌بندی
سازمان‌ها و کسب‌وکارها سال‌ها مراحل متنوعی را طی می‌کنند تا به ساختاری پایدار برسند. بنابراین تغییر کوچک یا بزرگ در ساختاری که شکل گرفته و تبدیل به فرهنگ سازمانی شده است کار ساده‌ای نیست. با استفاده از مدل‌های متنوعی که برای تغییر فرهنگ سازمان طراحی شده‌اند به راحتی می‌توان میزان آمادگی افراد برای تغییر را ارزیابی کرد. همچنین با استفاده از همین مدل‌ها می‌توان مسیر اجرایی تغییرات سازمان و فرهنگ‌سازمانی را برنامه‌ریزی کرد.
استفاده از ابزارهای به‌روز و آنلاین مانند پرس‌لاین می‌تواند به سرعت بخشیدن بررسی و تحلیل میزان آمادگی افراد سازمان برای تغییر کمک کند. ساخت و انتشار آنلاین پرسشنامه یکی از مهم‌ترین خدمات پرس‌لاین است که در زمینه طراحی پرسشنامه مدل ادکار می‌تواند استفاده شود.
شما برای بررسی آمادگی افراد سازمان برای تغییر از چه ابزاری استفاده می‌کنید؟ اگر تجربه بررسی میزان آمادگی افراد سازمان برای تغییر به روش سنتی یا آنلاین را داشته‌اید در بخش نظرات برای ما و کاربران تجارب خود را بیان کنید.
