تحقیقات نشان میدهد ۷۰ درصد از پروژههای تغییر در سازمانها شکست میخورند! آیا این موضوع به این معنی است که باید تغییرات جدی در سازمان را فراموش کنیم؟ در این مقاله با ما همراه شوید تا علل اصلی شکست تغییر در سازمانها و راهکارهای مقابله با آن را بررسی کنیم.
سازمانها هر روزه با مشکلات فرهنگی و ساختاری بسیاری دست و پنجه نرم میکنند. برای رشد و توسعه در سازمان لازم است موانع و مشکلات اساسی را شناسایی و برطرف کنیم. اگر فرهنگ یا ساختار مشکلساز در زمان مناسب تغییر نکند، میتواند سازمان را به نابودی بکشاند و یا در آینده انجام این تغییر بسیار سختتر خواهد بود. در واقع تغییر در سازمان بخش جداییناپذیر هر کسبوکار است. تغییرات سازمانی از کوچکترین تغییرات مانند بهبود کیفیت یا بهبود فرآیند و کاهش هزینهها در یک بخش کوچک تا تغییرات بسیار بزرگتری مانند تغییرات اساسی تکنولوژیکی در زیرساخت کلی سازمان یا تغییر در ساختار، مدیریت و فرهنگ سازمانی را شامل میشود. هر چه این تغییر بزرگتر و در سطح گستردهتری باشد احتمال موفقیت آن کاهش مییابد. تحقیقات در سطح دنیا نشان میدهد ۷۰ درصد از پروژههای تغییر و تحول سازمانی با شکست مواجه میشوند.
از آنجا که کسبوکارها نمیتوانند برای همیشه قید تغییر را بزنند و با وجود ریسکهای موجود در بسیاری موارد لازم است تغییر در سازمان را هر چه سریعتر شروع کنند، باید ابتدا دلایل رایج شکست تغییرات سازمانی را شناخت و با پیشگیری از آنها احتمال موفقیت پروژه تحول سازمانی را بالا برد. در ادامه به موانع فرهنگی سازمان و میزان مقاومت آن در برابر تغییر، علل متداول شکست تغییرات سازمانی و راهکارها و مدلهای اجرای موفق تغییر در سازمان خواهیم پرداخت.
فهرست مطالب
در این مقاله خواهید دید:
- تغییر یا تحول سازمانی چیست؟
- چرا تغییر در سازمانها ضروری و اجتنابناپذیر است؟
- انواع تحول سازمانی
- عوامل موثر بر تحول سازمانی
- دلایل اصلی شکست تغییر در سازمانها
تغییر یا تحول سازمانی چیست؟
تغییر یا تحول سازمانی که در زبان انگلیسی با عبارت Organizational Change از آن یاد میشود، به تمامی پروسههای تغییر در سازمان شامل تغییر در استراتژی، ساختار، عملیات و فرآیند، تکنولوژی و فرهنگ سازمانی در یک سازمان و تاثیرات آن بر سازمان گفته میشود. تحول سازمانی میتواند پیوسته در حال رخ دادن باشد و یا در مقاطع مشخص زمانی رخ دهد. (منبع)
چرا تغییر در سازمانها ضروری و اجتنابناپذیر است؟
امروزه سرعت تغییرات در دنیا بسیار بالا رفتهاست. تغییرات در ساختار سیاسی و قوانین جوامع مختلف، وقایع اقتصادی در سطح کشورها یا تغییرات اقتصادی بینالمللی، چالشهای اجتماعی، پیشرفت و تغییرات تکنولوژیکی و تغییرات جدی محیط زیستی باعث شده کسبوکارها هر روز با چالشهای بیشتری مواجه باشند. عدم توجه به این رخدادها و تغییرات میتواند یک سازمان بزرگ را به نابودی بکشاند و یا از سرعت پیشرفت آن بکاهد. کسبوکارها برای دوام و بقای حیات خود لازم است بتوانند خود را با شرایط جدید وفق داده و متناسب با آن عمل کنند. این تغییرات سریع و ابهام در پیشبینی رخدادهای آینده در تمامی کسبوکارها تاثیر میگذارد و کم و بیش شامل همه سازمانهای دولتی و خصوصی میشود.
ایجاد تحول در سازمان ها اصلا کار سادهای نیست و در اکثر موارد در ابتدای پروسه تغییر شرایط بدتر میشود که دانستن این موضوع به خودی خود میتواند منجر به کاهش تمایل مدیران به اجرای تغییرات ضروری گردد و حتی در مواردی پروسه تحول با شکست مواجه شده و منجر به آسیب جدی به سازمان خواهد شد. از دلایل این شکستها میتوان به کمبود دانش، نداشتن مهارت کافی، کارشکنی افراد و فرهنگ سازمانی ضدتغییر اشاره کرد. با این حال باید دانست عدم ایجاد تغییرات لازم و سازگار شدن با شرایط جدید پیش آمده، یقینا در آینده به ضرر سازمان خواهد بود و حتی منجر به نابودی سازمان در بلندمدت میشود.
انواع تحول و تغییر در سازمان
به طور کلی تحولات سازمانی به دو دسته تحولات استراتژیک و ناگهانی (Strategic) و تحولات تدریجی و گام به گام (Incremental) تقسیم میشوند. همچنین از زاویه دیگری میتوان آنها را به دو دسته تغییرات پیشبینیشده (Anticipatory) و تغییرات واکنشی (Reactive) طبقه بندی کرد. برای دستهبندی بهتر انواع تحول سازمانی ماتریس زیر میتواند به ما کمک کند.
عوامل موثر بر تحول سازمانی
عوامل بسیار زیادی بر آمادگی یک سازمان برای تحول و تصمیمگیری و روند اجرای پروسه تحول موثرند. در واقع یکی از عوامل پیچیدگی و سخت بودن موفقیت تحولات سازمانی تعداد زیاد و گستردگی عوامل تاثیرگزار بر آن است. برای برنامهریزی و اجرای یک تحول موفق لازم است این عوامل را به خوبی شناخته و به شیوه مناسب مورد استفاده قرار داد. بررسیها روی تحولات سازمانی در سطح دنیا نشان میدهد در نظر گرفتن ۶ عامل زیر برای هر تغییر سازمانی موفقیتآمیز ضروری است(منبع).
۱. چشم انداز یا آرمان مشترک
در فرآیند تحول سازمانی از مهمترین وظایف رهبر این تغییر، ایجاد آرمان یا چشم اندازی مشترک برای افراد و کارکنان سازمان برای جهتدهی مسیر تحولات است. در واقع آنچه افراد را راضی به تغییر شرایط و تلاش برای بهبود میکند وجود هدفی مشخص برای این کار است که به آنها انگیزه لازم برای تحمل ریسک و سختیهای پروسه تحول را بدهد. همچنین اگر هدف مشترکی که همه افراد به سمت آن حرکت کنند وجود نداشته باشد، تلاش افراد به نتیجه نخواهد رسید.
۲. مسئولیتپذیری و پاسخگویی
برای تعامل و انتقال پروسه تحول از ردههای بالای سازمان تا سطوح پایینی، به رهبری پاسخگو و مسئولیتپذیر نیاز است. مشارکت، تعامل، تعهد به منابع، اشتراکگذاری چشمانداز تغییر در ابتدا و حین اجرا، همگی نشاندهنده تعهد رهبری به تحول است. در واقع این عملکرد رهبر و مدیران است که تاثیر اصلی را بر کارکنان و افراد میگذارد نه گفتههایشان، لذا پاسخگویی و مسئولیتپذیری باید در رفتار و عملکرد مداوم مدیران باشد تا تعهدشان را نشان داده و اعتمادسازی لازم را ایجاد کند.
۳. درگیر کردن و مشارکت دادن ذینفعان
در گام اول لازم است رهبران تحول، ذینفعان این تغییر شامل تمام افرادی که این تغییر روی آنها تاثیری دارد و یا بالعکس، آنها روی روند این تغییر میتوانند اثرگذار باشند، را شناسایی کنند. برای این کار لازم است تحلیل ذینفعان صورت گیرد. در گام بعدی باید متناسب با جایگاه و قدرت ذینفعان و مخالف یا موافق بودن آنها با این تغییر، اقدامات متناسب در راستای آگاهسازی، همراه کردن و یا قانع کردن هر ذینفع را انجام دهند.
۴. ابزارها و مهارتها
جان کالینز در کتاب خوب به عالی میگوید: تفاوت میان رهبران خوب و عالی این است که رهبران عالی اصول را بهطور مداوم و فوقالعاده خوب تمرین میکنند.
برای رهبری موثر یک تحول سازمانی باید اصول مربوط به این کار را به خوبی شناخت و آنها را به بهترین نحو ممکن انجام داد. اصول اساسی رهبری تغییر عبارتند از: ایجاد و اشتراکگذاری چشمانداز مشترک، پاسخگویی و مسئولیتپذیری به عنوان رهبر و مشارکت جامع و موثر ذینفعان.
همچنین مهارت برقراری ارتباطات موثر از مهمترین پیشنیازهای رهبری تحول بهشمار میرود. این مهارت از ابتدای کار تا انتهای پروسه تحول سازمانی باید به خوبی بهکار گرفتهشود و ارتباطات موثری بین رهبر و سایر افراد شکل دهد.
از دیگر ابزارهای کمککننده در این روند میتوان به ابزارهای برنامهریزی مدیریت ذینفعان و موارد بسیار دیگری اشاره کرد. آنچه اهمیت ویژهای دارد تشخیص و استفاده موثر از ابزار مناسب در هر گام تحول توسط رهبر تحول است.
۵. به کارگیری رفتار مناسب
تحولات سازمانی در واقع در سطوح رفتاری رخ میدهند. تغییر سختافزارها به خودی خود نمیتواند منجر به تحولات اساسی در سازمان شود. لازم است زیرساختهای سازمان مثلا شرح شغلها، برنامههای مدیریت عملکرد، مقیاسهای اندازهگیری و… تغییر کنند تا تحول تثبیت گردد. باید حواسمان باشد که افراد به این تغییرات واکنشهای متفاوتی نشان میدهند. در مسیر این تحولات لازم است افراد را راهنمایی کرد و فرصت دریافت مشاورههای لازم در اختیارشان قرار گیرد. نقش رهبر تحول در این زمینه نیز چشمگیر است. مواردی مانند جشن گرفتن موفقیتهای کوچک در روند تحول سازمانی، دادن فیدبکهای مناسب و به موقع به افراد و یادآوری آرمان مشترک و اهمیت هر فرد در تحقق آن میتواند کمک بسیاری به انگیزه بخشی و جهتدهی افراد موثر در پروسه تحول داشتهباشد.
۶. مقیاسها و فرآیندها
آخرین مورد که اهمیت بالایی نیز دارد، نحوه اندازهگیری موفقیت و پیشرفت پروسه در هر گام است. باید معیارهایی قرارداد که بتوانند نحوه انجام پروسه، عملکرد پرسنل و عملکرد مالی سازمان و همچنین کیفیت رهبری تحول را بسنجند. در واقع موفقیت یا شکست یک تحول را به کمک سنجهها و مقیاسهای مناسب باید سنجید و در هر گام اقدامات لازم را برای بهبود انجام داد.
دلایل اصلی شکست تغییر در سازمانها
جان کاتر با بررسی صدها شرکت طی سالها روی تحولات سازمانی به این نتیجه رسید که بیشتر تغییرات سازمانی به ۸ دلیل رایج با شکست مواجه میشوند. در ادامه به این ۸ دلیل میپردازیم.
۱. عدم ایجاد احساس اضطرار برای تغییر به اندازه کافی
افراد وقتی راضی به تلاش مضاعف و تغییر وضع موجود خود میشوند که احساس نیاز به این تغییر را به شدت احساس کنند. مثلا باید احساس کنند سازمان رو به نابودی است، شرکت در حال از دست دادن سهم بازار بطور جدی است و یا شرکت در معرض ورشکستگی قرار دارد. در واقع باید بدانند ادامه روند فعلی نه تنها منجر به بهبود شرایط نیست بلکه به شدت اوضاع را بدتر میکند.
ممکن است تصور کنید ایجاد احساس نیاز در افراد کار سادهای است اما در واقع این مرحله از مراحل سخت تحول سازمانی است و اگر به درستی انجام نشود احتمال موفقیت تغییر بسیار افت میکند.
۲. عدم ایجاد یک ائتلاف با قدرت لازم
در تحولهای موفق، ائتلاف موافقین و همراهان با تحول از گروهی کوچک آغاز شده و به تدریج بزرگ میشود. همواره برای موفق شدن یک برنامه تحول لازم است جمعی از ذینفعان با آن همراه باشند و با حمایت خود و همراه کردن سایر افراد، کمک کنند روند به خوبی انجام شود. در این ائتلاف باید حتما تلاش شود افراد قدرتمند سازمان همراه شوند تا هم مخالفتی با تحول نکنند و هم با استفاده از قدرتشان و تاثیراتی که میتوانند بر سایرین داشته باشند به بزرگ شدن این ائتلاف کمک کنند.
لازم است بدانیم وجود ائتلاف به خودی خود کافی نیست و باید این جمع به سمت مناسب هدایت شود تا تغییر در سازمان با موفقیت انجام شود.
۳. عدم وجود یک چشمانداز
در واقع چشمانداز قرار است سمت و سویی که سازمان به سمتش حرکت میکند را تعیین کند و اگر چشمانداز مشترکی میان افراد وجود نداشته باشد، افراد بدون هدف مشترک و بر اساس برداشت فردی از نیاز به تغییر به جهتهای مختلفی میروند که مجموعه این اقدامات منجر به تحول لازم سازمان نمیشود و انرژی و انگیزه افراد هدر میرود.
همچنین باید تاکید کرد که چشمانداز یا آرمان مشترک باید به شکلی باشد که افراد آن را در راستای اهداف و چشماندازهای فردیشان ببینند و انگیزههای فردی مضاعفی برای دستیابی به آن داشته باشند.
۴. عدم تعامل و اشتراکگذاری چشمانداز به میزان لازم
چشمانداز باید بهطور مستمر و به خوبی با تکتک افراد به اشتراک گذاشتهشود. در تمامی سطوحی که تحول سازمانی قرار است رخ بدهد افراد باید از چشمانداز مطلع باشند و حتی عده زیادی باید به آن اعتقاد داشتهباشند. همچنین لازم است مرتبا این چشمانداز به افراد یادآوری شود.
اینکه فقط مدیران در تعیین چشمانداز دخیل باشند و فقط در سطح مدیران بالایی و میانی اطلاع از آن وجود داشته باشد کافی نیست. افراد رده پایینتر اگر دلیل دستوراتی که دریافت میکنند یعنی چشمانداز سازمان را بدانند، با انگیزه بیشتری تلاش میکنند تا این تحول سازمانی تحقق یابد.
۵. از بین نبردن موانع چشمانداز جدید
برای تحقق چشمانداز تعیین شده در سازمان یقینا موانعی وجود خواهد داشت. این موانع میتوانند برخی قوانین موجود باشند و یا بخشی از فرهنگ سازمانی ممکن است مانعی جدی بر سر راه این تغییر باشد. در موارد بسیاری نیز کارکنان و یا بخشی از ذینفعان با کارشکنی و یا عدم همکاری خود منجر به شکست تحول در سازمان میشوند.
در این موارد ائتلاف شکل گرفتهشده، باید تلاش کند این موانع را به طرق مختلف برطرف کند. همچنین استفاده بهینه از منابع در راستای اجرای برنامه تحول سازمانی بسیار مهم است.
۶. نبود برنامهریزی سیستماتیک و عدم ایجاد بردهای کوتاهمدت
اگر برنامهای مشخص و گام به گام برای تحول در سازمان وجود نداشته باشد، در هر لحظه از روند شما نمیدانید در کجای مسیر هستید و چقدر پروسه تا اینجای کار روند موفقیتآمیز بودهاست. در واقع برنامه گام به گام کمک میکند بهتر بتوانید عملکرد و موفقیت یا عدم موفقیت پروسه را بسنجید.
از آنجا که مسیر تحولات سازمانی سخت و طاقتفرساست، تعیین بردهای کوچک کوتاهمدت در گامهای میانی کمک میکند با احساس پیروزی از روند، افراد درگیر در تحول سازمانی انگیزه بیشتری برای ادامه کار پیدا کنند.
۷. اعلام پیروزی زودهنگام
بعضا با دستیابی به برخی بردهای کوتاه مدت، افراد تصور میکنند تحولات با موفقیت انجام شده و به پایان راه رسیدهاند. درواقع خستگی افراد از مراحل انجامشده و لذت از پیروزی کوتاهمدت میتواند باعث شود ادامه مسیر تحول کماهمیت جلوه کند و یا بعضا ادامه برنامه به فراموشی سپردهشود.
در بعضی موارد مخالفین تحول با بزرگ جلوهدادن بردهای کوتاهمدت سعی میکنند باعث شوند موافقین تحول درگیر حس پیروزی این موفقیت شوند و بدین شکل تحول را در میانهراه متوقف کنند.
۸. عدم تثبیت تغییر در فرهنگ سازمان
در بسیاری از موارد بعد از اتمام گامهای تحول، تصور میشود کار تمام شدهاست. این درحالیاست که برای تثبیت و نهادینهسازی تحول، که منجر به پایداری آن در آینده و برگشتناپذیری به شرایط قبل از تحول خواهد بود، لازم است اقداماتی اساسی در فرهنگ و زیرساخت سازمان صورت گیرد.
یکی از موارد موثر در این مورد فرهنگ سازمان است. در واقع باید به تدریج فرهنگ سازمان به گونهای تغییر کند تا تحول انجامشده را به رسمیت شناخته و تبدیل به روتین جدید سازمان کند.
مورد بسیار مهم دیگر زمان است. در واقع باید مطمئن شد به اندازه کافی زمان گذشته است تا تغییرات در سطوح مختلف و نسلهای مختلف افراد و کارکنان شامل افراد قدیمیتر و تازه استخدام شده، نهادینه شود.
چالشهای پروسه تغییر در سازمانها همواره از دغدغههای اصلی مدیرانی بوده که تلاش برای بهبود وضع سازمان خود دارند. آمار بالای شکست تغییر در سازمانها از یکسو و اجتنابناپذیر بودن نیاز به تحول در سازمانها از سوی دیگر، کار برای تبدیل شدن به شرکتی پیشرو را بسیار سخت کردهاست. موارد بسیاری بر موفقیت یا شکست یک تحول در سازمان تاثیر میگذارد که سعی کردیم مهمترین آنها را بگوییم. مطمئنا هر تغییر در سازمان با توجه به نوع آن و سازمان و جامعهای که میزبان این تغییرند پیچیدگیهای خاص خود را دارند که بر اساس بستر مربوطه باید جداگانه تحلیل شوند و اقدامات لازم برای آنها صورت گیرد. اما ۸ موردی که ذکر شد شایعترین اشتباهات رخداده در مسیر تحول سازمانی در سطح دنیا بوده و جلوگیری از آنها احتمال موفقیت تغییر در سازمان را بسیار بالا میبرد. به عنوان آخرین نکته باید حواسمان به چشمانداز تحول باشد چون اصلیترین عامل در کاهش خطاهای منجر به شکست تغییر است. همچنین نقش رهبری تحول در سازمان در تمامی مراحل بسیار چشمگیر است.
ارزیابی این مدل لازم است به صورت دورهای تکرار شود. استفاده از پُرسلاین به شما کمک خواهد کرد به راحتی بتوانید این ارزیابی را تکرار کنید. اگر در روند تحلیل نتایج حاصل از این پرسشنامه در سازمان خود به راهنمایی احتیاج دارید، با ما تماس بگیرید.
سلام بر شما
دستتون درد نکنه. منابع مطالب برای استفاده بسیار ضروری میباشد.
بازم مرسی