کسب و توسعه مهارت‌های ارتباطی توسط افراد یکی از پایه‌های موفقیت و پیشرفت کسب‌و‌کار است. امروزه شیوه برقراری ارتباط موثر با دیگران، اصول مذاکره و ... موضوع بسیاری از کتب، سخنرانی‌ها و کارگاه‌های آموزشی است. هر چند دسترسی به مشتریان فعلی و بالقوه و کارکنان به واسطه توسعه فناوری تسهیل شده است و شیوه‌های دسترسی بسیار متنوع شده‌اند اما گفت‌و‌گو و ارتباط موثر با این گروه‌ها راهکارها و تکنیک‌های ویژه‌ای می‌طلبد.  استفاده از پیمایش و پرسشنامه آنلاین برای دریافت نظرات و بازخورد مشتری، بازار و منابع انسانی نیز یک شیوه تعامل است و با رعایت نکاتی ساده که در مهارت‌های ارتباطی ریشه دارند، می‌توان آن‌را به گفت‌و‌گویی موثر تبدیل کرد و شاهد نتایج آن در بهبود عملکرد سازمان بود. در ادامه با چند تکنیک که نظرسنجی و مطالعه را به گفت‌و‌گویی موثر تبدیل می‌کند، آشنا شوید. 

از کجا شروع کنیم؟

وقتی گفت‌و‌گویی را با فردی آغاز می‌کنید، در همان ابتدا از او راجع به بدترین تجربه دوران کاری یا زندگی از وی سوالی نمی‌پرسید، بلکه سعی می‌کنید زمینه‌ای برای رسیدن به این سوال فراهم کنید. 

  • با سوال‌های ساده شروع کنید. نباید نظرسنجی و پرسشنامه آنلاین خود را با سخت‌ترین و چالشی‌ترین سوال‌ها آغاز کنید. مثلا ابتدا در مورد عنوان شغلی مخاطب بپرسید نه درآمد وی؛ یا با یک سوال باز(متنی) طولانی شروع نکنید بلکه یک سوال چندگزینه‌ای ساده را ابتدا مطرح کنید. 
  • با سوال‌های مرتبط با موضوع مطالعه شروع کنید. ابتدا توضیحاتی مختصر در مورد موضوع مطالعه بدهید و بلافاصله سوال‌های مرتبطی را مطرح کنید. اطلاعات جمعیت‌شناختی را در انتهای پرسشنامه جمع‌آوری کنید. 
  • با سوالی کلی شروع کنید. دلیل اینکه در نظرسنجی مشتری یا همایش‌ها ابتدا سوال کلی در مورد رضایت مشتری یا رضایت از حضور در همایش پرسیده می‌شود و بعد سوال‌های جزیی‌تر مطرح می‌شوند، این است که زمینه فکری مخاطب فراهم شود تا قضاوت درستی در مورد جزییات انجام دهد و نظرات و بازخورد دقیقی ارائه دهد. 
  • سوال‌های مرتبط را یکجا بپرسید. قطعا ارتباط بین موضوعات و پارامترهای مختلف مطالعه برای مخاطب سوالات به روشنی طراح آن‌ نیست. بنابراین سوال‌های مرتبط با یکدیگر را ذیل یک گروه بپرسید تا مخاطب با تمرکز بهتری جریان مطالعه را دنبال کند. 

چه تعداد سوال بپرسیم؟

هیچ‌کس از یک گفت‌و‌گوی طولانی و کسل‌کننده استقبال نمی‌کند. پرسشنامه مطالعه نیز نباید بیش از اندازه طولانی باشد. به‌خاطر داشته باشید که به‌ندرت پاسخ‌دهندگان مجبور به پاسخ‌دهی به سوالات نظرسنجی و پرسشنامه هستند و صرفا از روی علاقه و تمایل به به‌اشتراک‌گذاری نظرات خود با شما/سازمان اقدام به پاسخ‌گویی می‌کنند. 

  • پرسشنامه‌ای مختصر و فشرده طراحی کنید. از پرسیدن سوال‌های غیر ضروری اجتناب کنید. در تعداد سوال کمتر، مخاطبان بیشتر به پاسخ‌های خود فکر می‌کنند و دقیق‌تر جواب می‌دهند. در مورد تعداد سوال‌های پرسشنامه نمی‌توان توصیه‌ای جامع و دقیق مطرح کرد؛ مثلا یک پرسشنامه با ۲۰-۲۵ سوال چندگزینه‌ای احتمالا بد نیست اما پرسشنامه‌ای با ۱۰-۱۵ سوال باز احتمالا کسل‌کننده است. بهتر است خود را به‌جای مخاطب بگذارید و ببینید آیا خود حاضر به پاسخ‌دهی به پرسشنامه‌ای که طراحی‌ کرده‌اید، هستید!
  • مخاطب را در نظر بگیرید. تصور کنید فردی به خودرو و فناوری‌های مرتبط با آن به شدت علاقه‌مند است و مدام در مورد آن صحبت می‌کند. چنین فردی آمادگی پاسخ‌دهی به پرسشنامه مرتبط با خودرو و با تعداد سوالات زیاد را احتمالا دارد. بنابراین در هنگام طراحی پرسشنامه مخاطب را در نظر بگیرید و به سوالات پرسشنامه شرط یا منطقی را اضافه کنید تا سوالات مرتبط از هر گروه پرسیده شود. 
  • فقط پاسخ به سوالات ضروری را اجباری کنید. نرخ انصراف از پاسخ‌دهی(Drop-out Rate) در پرسشنامه‌هایی که پاسخ‌دهی به تمامی سوالات را اجباری می‌کنند، بسیار بالاست. موضوع مطالعه و علاقه‌مندی نمونه/جامعه آماری نسبت به موضوع مطالعه در این نرخ بسیار تاثیرگذار است اما با افزودن گزینه «ترجیح می‌دهم پاسخ ندهم» یا «نمی‌دانم» می‌توان اطمینان بیشتری از نرخ بالای پاسخ‌دهی به پرسشنامه داشت. 

پرسشنامه آنلاین پیمایش و نظرسنجی شما مانند این است که روبروی مخاطب خود نشسته‌اید و تلاش می‌کنید با ایجاد گفت‌و‌گویی موثر، داده‌ای دقیق جمع‌آوری کنید. ممکن است شما یک مذاکره کننده ماهر نباشید اما با رعایت نکاتی که اشاره شد می‌توانید مهارت‌های ارتباطی مورد نیاز را در پرسشنامه خود بکار برید و به یک طراح مطالعه ماهر تبدیل شوید.