شکی نیست که هر شرکتی به دنبال حفظ و نگهداری کارکنان ارزشمند خود است. نرخ بالای خروج کارکنان پیش‌بینی‌کننده عملکرد رو به نزول سازمان است، هزینه‌های استخدام، آموزش و پیشرفت فردی جدید نیز در مقایسه با کارکنان خبره و ارزشمند سازمان بسیار بالاست. از طرفی سازمانی با نرخ پایین خروج کارکنان در مقایسه با رقبای خود مزیت قابل ملاحظه‌ای دارد. بنابراین شناخت دلایل کارکنان برای ماندن یا ترک سازمان همواره یکی از دغدغه‌های واحد منابع انسانی است. در مطلب «رضایت مشتری می‌خواهید؟ به کارکنان خود بیشتر توجه کنید!» به اهمیت تعلق خاطر کارکنان و شیوه ارزیابی آن، به عنوان بخشی از دلایل ماندگاری کارکنان، اشاره شد. در ادامه به نحوه شناخت و ارزیابی دلایل ترک سازمان ار سوی کارکنان ارزشمند می‌پردازیم. 

مطالعات نشان می‌دهند شرکت‌های بسیاری مطالعه خروج کارکنان را انجام می‌دهند و نتایج را تحلیل نمی‌کنند. برخی نتایج را تحلیل می‌کنند ولی آن‌را با مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات بعدی در میان نمی‌گذارند. تعداد معدودی شرکت‌ها چرخه جمع‌آوری داده، تحلیل و به‌اشتراک‌گذاری نتایج با مدیران ارشد و اتخاذ تصمیم‌های اصلاحی را طی می‌کنند. در سازمان‌هایی که به شکلی اثربخش مطالعه خروج را انجام می‌دهند، شش هدف ذیل مورد توجه است. 

۱) شفاف‌کردن مسایل و مشکلات نیروی انسانی: بسیاری شرکت‌ها صرفا مسایل را از پنجره حقوق و مزایا دنبال می‌کنند و بسیاری از فعالیت‌های فرایند منابع انسانی را نادیده می‌گیرند. 

۲) درک دیدگاه کارکنان در مورد کار: طراحی شغل، شرایط کاری، فرهنگ سازمان و همکاران در این بخش می‌گنجد که به بهبود انگیزه، کارایی و بهره‌وری کارکنان می‌تواند کمک کند. 

۳) درک شیوه‌های مدیریتی و رهبری: شناسایی شیوه‌های رهبری و مدیران مطلوب و نامطلوب و تقویت یا از بین بردن آن‌ها تاثیر زیادی در نگهداری کارکنان مستعد دارد. 

۴) شناخت و الگوگیری در خصوص شاخص‌های منابع انسانی(مثلا حقوق و مزایا) در شرکت‌های رقیب. 

۵) دریافت فرصت‌های بهبود سازمان: کارکنان ارزشمندی که سازمان را ترک می‌کنند، منبع قابل اتکایی برای دریافت ایده‌های بهبود هستند. مثلا تکمیل جمله «نمی‌دانم چرا سازمان ............ را هیچ‌وقت انجام نمی‌داد» سوالی رایج در مطالعه‌های خروج کارکنان است. 

۶) تبدیل کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند به سفیران و مبلغان سازمان: کارکنان ارزشمند و مستعدی که سازمان را ترک می‌کنند، می‌توانند سازمان، محصولات یا خدمات آن‌را به دیگران پیشنهاد دهند. 

چه شاخص‌هایی در مطالعه خروج کارکنان باید اندازه‌گیری شوند؟

دیدگاه کارکنان در خصوص شاخص‌های ذیل معمولا مورد ارزیابی قرار می‌گیرد:

  • مسئولیت‌های شغلی و عملکرد
  • آموزش، توسعه فردی و برنامه‌های مربی‌گری
  • شرایط کاری
  • کارراهه شغلی و پیشرفت در آن
  • شیوه‌های مدیریتی و رهبری
  • رضایت کاری
  • حقوق و مزایا
  • فرهنگ سازمان
  • ارتباطات و تعاملات میان همکاران و گروه‌های کاری

نمونه‌ای از یک پرسشنامه مطالعه خروج کارکنان را ذیلا می‌توانید مرور کنید.

پرسشنامه آنلاین «مطالعه خروج کارکنان»

چند توصیه کاربردی

۱) مصاحبه و استفاده از پرسشنامه آنلاین دو شیوه رایج در انجام مطالعه خروج کارکنان است. در حالتی‌که از پرسشنامه آنلاین استفاده می‌شود، بهتر است یکبار حین ترک فرد و با گذشت شش ماه بار دیگر پرسشگری انجام شود تا فرد تحت تاثیر شرایط خروج یا ابتدای پیوستن به سازمان جدید پاسخ ندهد. 

۲) مصاحبه رو در رو را مدیر منابع انسانی بهتر است انجام دهد. حین مصاحبه باید دقت شود سوالات طوری مطرح نشوند که فرد در موقعیت دفاع از تصمیم خود برای ترک سازمان بربیاید. 

۳) انجام مطالعه خروج برای کلیه کارکنان ضرورتی ندارد ولی کارکنان ارزشمند باید جزیی از یک برنامه مطالعه خروج باشند. 

۴) بررسی گزارش مطالعه خروج کارکنان باید بخشی از برنامه مدیر ارشد سازمان باشد به خصوص در شرایطی که وی مستقیما در استخدام نفرات جدید نیز نقش دارد. 

۵) مطالعه خروج بخشی از تعامل مداوم با کارکنان است. به عبارت دیگر سازمان باید از ابتدای استخدام فرد با انواع ارزیابی‌ها و مصاحبه‌ها، تعامل بین سازمان و کارمند را شکل دهد نه اینکه وقتی فرد تصمیم به ترک سازمان می‌گیرد برای اولین بار از وی پرسشگری شود. 

در راهکار سازمانی پُرس‌لاین، نمونه انواع مطالعه‌های منابع انسانی مانند مطالعه فیدبک مدیران، ارزیابی ۳۶۰ درجه، ارزیابی عملکرد، ارزیابی تعلق خاطر کارکنان و ... به صورت آماده وجود خواهد داشت و امکانات تحلیلی ویژه‌ای برای تبدیل داده‌ها به تصمیماتی هوشمندانه در حوزه منابع انسانی نیز قابل دسترس خواهد بود. به کمک این راهکار می‌توانید نتایج و گزارش‌ها را در سطح فردی، تیمی یا سازمانی به راحتی به اشتراک بگذارید. اگر می‌خواهید دمویی از این راهکار در سازمان خود داشته باشید، از اینجا با ما تماس بگیرید.